Publizieren auf res doctae

1. Die Adresse für die erstmalige Registrierung (http://rep.adw-goe.de/register) vom Admin Thomas Bode per E-Mail erfragen.
2. Mit der nun bekannten Adresse sich registrieren und die Registrierung über den - per E-Mail zugesandten Link - bestätigen. Th. Bode bekommt daraufhin eine E-Mail-Benachrichtigung, dass sich der neue Nutzer registriert hat.
   
   Zu diesem Zeitpunkt kann sich der neue Nutzer zwar beim res doctae anmelden, hat aber noch nicht die Rechte zum Publizieren.
3. Th.Bode kann dann den neuen Nutzer entweder
   a) in die Gruppe "Submitters" eintragen
   oder
   b) in die SUBMIT-Gruppen dezidierter Sammlungen eintragen.
   
   Im Falle a) kann der Nutzer in allen Sammlungen publizieren, im Falle b) nur in den ausgewählten Sammlungen, deren SUBMIT-Gruppen er angehört.

Dokumente, die unter Embargo gestellt sind, können von Nicht-Administratoren weder gelesen noch heruntergeladen werden. Ein Embargo impliziert immer ein Ablaufdatum. Das System prüft jeden Tag, ob das Embargo-Ablaufdatum eines Dokumentes abgelaufen ist und gibt ggf. das Dokument automatisch frei. Danach ist das Dokument für alle Nutzer lesbar und herunterladbar.
Intern wird ein Embargo folgenderweise realisiert:

• Das Embargoenddatum wird einmal im Feld "dc.description.embaroed" und noch einmal im Feld "dc.date.embargoed" gespeichert.
  Zur täglichen Prüfung des Ablaufdatums nutzt das System das Feld dc.date.embargoed. Ist das Embargo abgelaufen, so wird mit der Freigabe des Dokumentes dieses Feld gelöscht.
  Das Feld dc.description.embaroed wird für die Anzeige (zusammen mit einem entsprechenden Text) auf der Nutzeroberfläche verwendet. Nach Ablauf des Embargoes bleibt das Feld für Protokollzwecke weiterhin erhalten, wird aber den Nutzern nicht mehr angezeigt.
  
• Die Leserechte auf das Dokument werden nur für "Administrator" vergeben. (Bei frei zugänglichen Dokumenten sind die Leserechte auf "Anonymus" gesetzt. D.h. jeder ist berechtigt das Dokument zu lesen.)

Dokumente zur Publikationszeit unter Embargo stellen

Im Metadatenformular beim Publikations- und beim editorial Workflow ist ein Feld "Embargodatum" vorgesehen. Wird hier ein Datum vom Publizierenden bzw. später vom Redakteur eingetragen, so werden alle Dokumente, die zur Publikation gehören bis zum angegebenem Datum (einschließlich) unter Embargo gestellt. Um alles weitere kümmert sich das System.
D.h. Beim wegschicken des Formulars wird das Embargodatum im Feld "dc.description.embaroed" gespeichert.
Beim Freischalten der Publikation durch den Redakteur wird das Embargodatum vom System zusätzlich im Feld "dc.date.embaroed" geschrieben und die Leserechte der zugehörigen Dokumente automatisch auf Administratoren eingeschränkt.
Nach Ablauf des Datums gibt das System die Leserechte für alle frei und löscht das Feld dc.date.embargoed.

Bereits freigegebene Dokumente nachträglich unter Embargo stellen

Wenn das Embargo nicht beim Publikationsprozess unter Embargo gestellt wurde, müssen die folgenden Schritte ausgeführt werden:
1. Leserechte des Dokumentes auf "Adminstrator" setzen.
   • Sich als Administrator anmelden
   • Zur Publikation navigieren, die unter Embargo gestellt werden soll.
   • Im linken Menü "Dokument bearbeiten" wählen.
   • In der Karte "Dokumentenstatus" (1. Reiter) "Rechte bearbeiten" auswählen.
   • Unter "Rechte des Bündesls ORIGINAL" die PDF (oder sontige) Datei suchen, die nicht für alle lesbar sein soll. Unter dem Namen der Datei auf "READ" klicken.
   • Auf der erscheinenden Seite in der Dropdown-Menü die Gruppe "Administrator" auswählen.
   • Auf "speichern" klicken.
   • Dies führt zurück zur Rechte Bearbeitungs-Seiten. Hier auf "zurück" klicken.
2. Datum für das automatische Behandlung und für die Anzeige setzen.
   • Reiter "Metadaten" auswählen.
   • im Dropdown-Menü oben dc.date.embargoed auswählen und ins Feld "Wert" darunter das Embargoenddatum eintragan. [YYYY-MM-DD]
   • Auf "Metadatum hinzufügen" klicken.
   • Die letzten 2 Schritte mit dc.description.embargoed aus dem Dropdown wiederholen.
   • Auf "zurück" klicken.
   • Fertig

Nach dem Ausloggen aus dem System soll auf der Seite der Publikation ein Text mit dem Embargodatum erscheinen und die "Öffnen" bzw. "Herunterladen" Knöpfe verschwinden.

Ist unter den Metadaten einer Publikation das Feld dc.notes.intern mit dem Inhalt "printondemand" vorhanden, so wird bei der Anzeige des Dokumentes ein Link zum ePubli-Service angezeigt. Z.Z. gilt es nur für Publikationen, die nur ein Dokument enthalten.

Dieses Feld kann auf folgende Weisen erzeugt werden:

1. Im Editorial Workflow wird das Feld beim bearbeiten der Metadaten angeboten.
2. Ist eine Publikation schon freigegeben, so kann man (als angemeldeter Nutzer mit den nötigen Rechten) die Publikation bearbeiten und dabei das Feld mit dem betr. Inhalt zu den Metadaten hinzufügen.
3. Sollen in einer best. Sammlung alle Publikationen mit dem Druckdienst versehen werden, so kann man (als angemeldeter Nutzer mit den nötigen Rechten) die Sammlung bearbeiten und in der Metadatenschablone dc.notes.intern mit "printondemand" einfügen. Dann wird dieses Feld allen Publikationen, die zukünftig in dieser Sammlung erzeugt werden, automtisch hinzugefügt. Schon vorhandene Puplikationen sind davon nicht betroffen. Diese müssen händisch auf dem Weg 2 ergänzt werdeni!
   
   Bis jetzt ist das Feld in der Metadatenschablone der Sammlungen "Philologisch-Historische Klasse" und "Mathematisch-Physikalische Klasse" vorhanden.

1. Der Publizierende wählt die entsprechende Sammlung aus, durchläuft den Publikationsworkflow und schliesst den Prozess ab.
   Die neueingestellte Publikation ist dann für die Öffentlichkeit noch nicht sichtbar. Sie landet im Bearbeitungspool der Editoren, die per E-Mail benachrichtigt werden, dass eine neue Publikation auf Bearbeitung wartet.
2. Alle angemeldeten Mitglieder der Gruppe "Editors" sehen unter "Veröffentlichungen" den Bearbeitungspool. Damit es klar wird, wer die Publkation bearbeiet, muss ein Edior die Publikation per Checkbox auswählen und "Übernahme zur Bearbeitung" klicken. Dadurch wird die Publikation in den Bereich "Ihre eigene Aufgaben" verschoben.
3. Durch einen Klick auf "Die Veröffentlichung wird bearbeitet", hat dann der Editor die Möglichkeit
   a) die Metadaten der Publikation zu bearbeiten
   b) die Publikation abzulehnen
   oder
   c) die Publikation zu akzeptieren.
   
   Unter a) erscheint dem Editor ein - für den normalen Nutzer nicht sichtbares - Feld "Rechte", wo er zusätzliche Bemerkungen zur Lizenzierung der Publikation einfügen kann.
   Im Falle b) kann und sollte der Editor eine Begründung für die Ablehnung angeben, die dem Publizierenden per E-Mail zugeschickt wird.
   Hat ein Editor die Publikation akzeptiert, wird das Dokument öffentlich sichtbar. Auch darüber wird der Publizierende per E-Mail informiert.

Erstellt ein Administrator eine neue Sammlung in einem Bereich, so muss dieser Sammlung ein passendes Metdatenformular zugeordnet werden. Die Metadaten, die die Dokumente einer neuen Sammlung am besten beschreiben, sollten unbedingt noch vor dem hochladen von Dokumenten über- und festgelegt werden. Sonst passen die beschreibenden Daten, die Sie beim Publizieren in der Sammlung angeben, nicht zu den Dokumententypen der Sammlung. Damit entfällt die nachträgliche aufwendige Korrektur von Publikationsdaten von vielen Dokumenten!

Die Zurordnung von Formularen zu neuen Sammlungen kann nicht auf der Weboberfläche vorgenommen werden. Ist das Metadetenset einer Sammlung festgelegt, wenden Sie sich bitte an den Hauptadministrator des Dokumentenservers!
Das DINI-Zertifikat fordert für die OAI-Schnittstelle die Auszeichnung der Publikationen mit DDC-Klassen. DDC-Klassen sind pro Sammlung vergeben und müssen in das Metadatenschablone der Sammlung eingetragen werden. So wird automatisch jeder Publikation, die in der betr. Sammlung erscheint, die gegebene DDC-Klasse vergeben.
Es ist oft nützlich auch sonstige Metadaten in die Schablone der Sammlung einzutragen. (z.B. Herausgeber, wenn alle Publikationen in der Sammlung von demselben Herausgeber stammen).

1. Grundprinzip
   
   Die bibliliographische Daten, die eine Publikation beschreiben, und ihre Darstellung in res doctae streng voneinander getrennt. Nur so ist sichergestellt, dass die Metadaten in den verschiedenen Schnittstellen korrekt ausgeliefert werden und ihre Darstellung auf der Nutzeroberfläche den jeweiligen Bedürfnissen angepasst werden kann. Geben Sie bitte in die einzelne Felder der Metadatenformulare genau das ein, was die Beschreibung des jeweiligen Feldes verlangt. Insbesondere sollen keine komplexen Daten, wie der gesamte Text eines Deckblattes in ein Feld unstrukturiert eingegeben werden! Ebenfalls dürchen z.B. Herausgeber nicht in das Autorenfeld mit Kennzeichnung "(Hrsg.)", sondern müssen in das Herausgeberfeld eingetragen werden. Sind die alle bibliographischen Daten in getrennten Feldern gespreichert, kann ihre Anzeige in den Trefferlisten, Publikationsseiten usw. auf Wunsch durch den Systembetreuer ergänzt oder verändert werden.
   
2. Querverlinkung zwischen übergeordneten Werken und ihren Teilen.
   
   Werden zu einem Sammelwerk (z.B. Jahrbuch, Sammelband) sowohl das Gesamtdokument als auch als die Einzelbeiträge auf res doctae publiziert, sollte zuerst das Gesamtdokument auf das Repository hochgeladen werden. Beim Publizieren der Einzelbeiträge sollten dann die persistente URL des Gesamtwerkes im Feld "ist Teil von" im Metadatenformular hinterlegt werden. Diese Angabe wird in der Anzeige der Teilpublikation als ein Link auf das Gesamtwerk angezeigt.
   Die Verweise vom Gesamtwerk auf seine Teile werden - auf Grund der Teilverweise - vom System in regemäßigen Abständen automatich generiert.
   

1. Formularfeld: Teil von - dc.relation.ispartof
   Ist eine Publikation Teil einer anderen, so wird in dieses Feld die komplette URI des übergeordneten Titels eingetragen.
   
   Nutzungsbeispiel: byzantinische Rechtsquellen:
   Titel (dc.title): Neue Zeugnisse der Digestensumme des Anonymus
   Teil von (dc.relation.ispartof): http://hdl.handle.net/11858/00-001S-0000-0007-70D7-2
   
   Listendarstellung:
   Titel: Neue Zeugnisse der Digestensumme des Anonymus
   In: Fontes Minores 7
   
   Siehe auch "Allgemeine Regel beim Erfassen von Metadaten"
2. Formularfeld: Serie - dc.relation.ispartofseries
   Ist eine Publikation (ein Buch, Sammelband etc.) als Teil einer Serie erschienen, wird der Serientitel und die Bandnummer in zwei getrennten Feldern eingetragen. Die Inhalte werden vom System zusammengefügt und durch Semikolon getrennt gespeichert. (Serienname; Bandnr.)
   Bei nachträglicher Korrektur von Metadaten müssen diese Daten händisch in dieser Form eingetragen werden.
   
   Nutzungsbeispiel:
   Titel (dc.title): Fontes Minores 7
   Serie (dc.relation.ispartofseries): Forschungen zur byzantinischen Rechtsgeschichte;14
   
   
   Listendarstellung:
   Titel: Fontes Minores 7
   Serie: Forschungen zur byzantinischen Rechtsgeschichte;14
   
   
3. Formularfelder: Verlag - dc.publisher und Erscheinungsort - dc.publisher.place
   Verlag und Erscheinungsort werden in getrennte Felder eingetragen.
   
   Nutzungsbeispiel:
   Verlag (dc.publischer): Löwenklau-Verlag
   Erscheinungsort (dc.publisher.place): Frankfurth a. Main
   
   Listendarstellung:
   Verlag: Löwenklau-Verlag: Frankfurth a. Main
   
   
4. Formularfelder: Digitalisirungsvorlage - dc.relation.source und ISBN der ISBN der Digitaliserungsvorlage - dc.source.isbn
   Handelt sich bei einer Publikation um ein Digitalisat, so kann im Feld Digitalisierungvorlage die bibl. Zitation bzw. im ensrp. ISBN-Feld die ISBN der Vorlage hinterlegt werden.
   
   Nutzungsbeispiel (beide Felder vorhanden):
   Digitalisierungsvorlage (dc.relation.source): Gottfried Wilhelm Leibniz: Sämtliche Schriften und Briefe. Herausgegeben von der Berlin-Brandenburgischen Akademie der Wissenschaften und der Akademie der Wissenschaften zu Göttingen. 2. Reihe, Philosophischer Briefwechsel, Band 2, 1686-1694, herausgegeben von der Leibniz-Forschungsstelle der Universität Münster. Berlin : Akademie Verlag, 2009
   ISBN der Digitalisierungsvorlage (dc.source.isbn): 978-3-05-004257-2
   
   Darstellung:
   Digitaliisat von: Gottfried Wilhelm Leibniz: Sämtliche Schriften und Briefe. Herausgegeben von der Berlin-Brandenburgischen Akademie der Wissenschaften und der Akademie der Wissenschaften zu Göttingen. 2. Reihe, Philosophischer Briefwechsel, Band 2, 1686-1694, herausgegeben von der Leibniz-Forschungsstelle der Universität Münster. Berlin : Akademie Verlag, 2009. ISBN 978-3-05-004257-2
   
   
5. Formularfeld: ISBN der Druckversion - dc.identifier.pISBN
   Ist eine Publikation parallel zur Online-Ausgabe auch im Druck erschienen und hat die Druckversion eine ISBN, so soll die ISBN hier eingetragen werden.
   
   Nutzungsbeispiel:
   ISBN der Druckversion (dc.identifier.pISBN): 978-3-05-004257-2
   
   Darstellung:
   Druckversion: ISBN 978-3-05-004257-2
   
   Bitte nicht mit Digitalisierungsvorlage verwechseln!
6. Formularfeld in Germania Sacra: GS Identifier
   Es ist der Identifier der Publikation in der Personendatenbank der Germania Sacra gemeint. Wir hier ein ID eingetragen, so wird in der Anzeige automatisch ein entsr. Link zum Personenregister und zum Dokumentensich in der PersonenDB angezeigt.
   
   

Zuordnung von Formular- und internen dc-Feldern

Titel - dc.title
Untertitel - dc.title.alternative
Autor - dc.contributor.author
Herausgeber - dc.contributor.editor
Sonstige Personen (z.B. Übersetzer, Bearbeiter) - dc.contributor.other Verleger - dc.publisher
Erscheinungsort - dc.publisher.place
Erscheinungsdatum - dc.date.issued
Sprache - dc.language.iso
Zusammenfassung - dc.description.abstract
Inhaltsverzeichnis - dc.description.tableofcontent
Seite (von - bis) - dc.format.extent
Umfang - dc.format.extent
PURL - dc.identifier.purl
URN - dc.identifier.urn
ISBN - dc.identifier.isbn [unklar, ob print- oder e-Verion]
eISBN - dc.identifier.eISBN [ISBN der e-Version]
pISBN - dc.identifier.pISBN [ISBN der Druck-Version]
ISBN der Digitalisierugsvorlage - dc.source.isbn
Enthalten in - dc.relation.ispartof
Enthält - dc.relation.haspart [Wird automatisch eingetragen!!]
Druckausgabe - dc.relation.source
Publikationstyp - dc.type
Schlüsselwörter - dc.subject
Klassifikation (DDC) - dc.subject.ddc
BK - dc.subject.bk
GOK - dc.subject.gok
Serie - dc.relation.ispartofseries
Seriennummer - dc.relation.volume
Rechte - dc.rights.access
Person oder Institution, die die Veröffentlichungsrechte besitzt. - dc.rights.holder
Anmerkungen - dc.notes
Technische Daten - dc.notes.technical